Mailarchivierung

Mailarchivierung ist generell zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben in Liechtenstein, dennoch bietet es einige Vorteile.

Oft erstellen Anwender selbst eigene „Sicherungen“ (z.B. PST-Dateien), bei denen niemand genau weiss, wo diese abgelegt sind (oder sie sind lokal und bei einem Austausch / Neuinstallation weg). Zudem sind diese Dateien fehleranfällig und schwer zu sichern (z.B. wenn das Mailprogramm geöffnet ist).

Falls keine Archivierung stattfindet, hat man oft mit riesigen Postfächern zu kämpfen, welche nicht ungern Probleme verursachen, die sich grundsätzlich vermeiden liessen.
Zudem hat sich auch vieles verändert. Vor einigen Jahren waren bspw. Kamera-Auflösungen nicht so hoch und deswegen Mailanhänge mit Fotos kleiner, um nur ein Beispiel zu nennen.
Und doch mal ganz ehrlich: wer braucht schon regelmässig 5-jährige (oder ältere) E-Mails ?!

Unsere komplett auf freier Software basierende Mailarchivierung macht die Archivierung vollautomatisch und in Echtzeit bei Ein- bzw. Ausgang der Nachrichten.

Vorteile einer Mailarchivierung

  • Entlastung der Postfächer
  • Performance (Synchronisation, Server- und Client-Auslastung)
    • initialer (EAS-Sync via HTTP) dauert nun halt mal (sehr) lange für 10+ GB…
    • grosse Outlook-PST/OST-Dateien sind fehleranfällig und haben Defekte
  • zentrale Archivierung aller ein- und ausgehenden Nachrichten
  • Nachrichten werden bei Bedarf signiert, sind unveränderbar („revisionssicher“)
  • Speichereinsparung durch De-Duplizierung und hohe Komprimierung (bis zu 80%)
  • enthält alle Nachrichten, auch von MA, die das Unternehmen verlassen haben.
    • Postfach kann bei Austritt gelöscht werden, da alles im Archiv enthalten
  • Aufbewahrungsrichtlinien
    • Nachrichten nach 10 Jahren löschen
    • Nachrichten an Adresse xy nie löschen
    • Nachrichten an Adresse xyz nach 1 Jahr löschen
    • etc.
  • auch unterschiedliche möglich (MA: 7 Jahre, Chef 15 Jahre, Sekretärin 10 Jahre,…)
  • auch Filter möglich (Mail an, Mail von, Anhang, etc. z.B. Newsletter nach x Tagen)
  • Anwender kann jederzeit Nachrichten aus dem Archiv laden
    • Mail versehentlich gelöscht – einfach aus dem Archiv wiederherstellen
  • sehr effiziente, schnelle Suche
    • komplexere Suchmuster können gespeichert und abgerufen werden
  • Anwender könn(t)en E-Mails nach Belieben löschen, die das Unternehmen aber braucht
    • Archivierung erfolgt jedoch zeitgleich mit Eingang der Nachricht → unveränderbar
  • Berechtigungenschema
    • normaler Anwender
      hat Zugriff auf seine eigenen Mails
    • Auditor
      hat Zugriff auf alle Mails des Unternehmens, kann also auf Unternehmensebene Suchen durchführen
    • Benutzer A kann aber auch Benutzer B berechtigen etc.
  • Nachrichten, die nicht archiviert werden sollen (z.B. private Nachrichten), können in der Betreffzeile mit einem „Stichwort“ bezeichnet werden und werden nicht archiviert.
    Beispiel: [PRIVAT] Fussballtraining.
  • Archiv lässt sich in Outlook „integrieren“ (Archiv-Webseite)

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